Wie oben bereits aufgeführt steuern Rollen die Berechtigungen in der IDA. Dabei kann der Zugriff von Rollen auf Module, Seiten und Reiter individuell gesteuert werden.
Module fassen zusammengehörige Anwendungsfälle, Komponenten und Geschäftsprozesse zusammen und können unabhängig voneinander einer oder mehrerer Rollen zugeordnet werden. Dabei wird in den meisten fällen zwischen lesendem und schreibenden Zugriff unterschieden. Damit ein Benutzer Zugriff auf ein Modul erhält, muss er mindestens einer Rolle mit lesendem Zugriff auf die Rolle zugeordnet sein.
Jedes Modul besteht wiederum aus einer Vielzahl an zugehörigen Seiten, wie Dashboards, Listen, Kanban-Boards und Karten (Detailansicht). Nur wen eine Rolle Zugriff auf die Seite und das übergeordnete Modul erhält, darf er den Inhalt auch wirklich sehen.
Karten repräsentieren Informationseinheiten wie Mitarbeiter, Kontakte, Artikel, Maschunen uvm und besitzen noch eine zusätzliche Ebene. Neben den allgemeinen Daten werden in den Karten auch verknüpfte Informationen in weiteren Reitern mit angezeigt. So können zu Mitarbeitern in eigenen Reitern die zugehörigen Zeitbuchungen oder oder Urlaubsansprüche angezeigt werden oder zu einem Artikel die Bestellhistorie oder zugeordneten Lieferanten und deren Preise. Durch die Vielfältigkeit der hier sichtbaren Daten ist es daher möglich die Berechtigungen je Reiter zu unterteilen. Ein Mitarbeiter aus der Fertigung darf vielleicht die Bestände zu einem Artikel einsehen, aber nicht die Preise der Hersteller.