Rein benutzerbezogene Berechtigungen neigen zur Unübersichtlichkeit. Die IDA verfolgt daher ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept . Damit lassen über das sich Berechtigungen zusammenfassen, beispielsweise alle Berechtigungen, die Mitarbeiter in der Buchhaltung oder in der Materialwirtschaft benötigenBerechtigungen gemäß der Rollen der Mitarbeiter sinnvoll zusammenfassen lassen. So lassen sich die Berechtigungen z.B. Berechtigungen gezielt für für Monteuren oder Büro-Mitarbeiter festlegen.
Die Berechtigungen werden dabei idealerweise so zusammenfassen, wie es aus Sicht der dortigen für sie relevanten Geschäftsprozesse sinn ergibt. Jedem Mitarbeiter , der nun konkret in der Materialwirtschaft arbeitet, wird diese Rolle zugeordnet. Ein wird also den Rollen zugeordnet, die er zur Erledigung seiner Aufgaben im Unternehmen benötigt. Ein Mitarbeiter kann durchaus mehrere Rollen haben, wenn er mehrere Funktionen bekleidet. Auf diese Weise wird erreicht, dass sowohl Veränderungen in den Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter, als auch Veränderungen im Geschäftsprozess, nur an jeweils einer Stelle im Berechtigungskonzept nachvollzogen werden müssen und dieses konsistent und überschaubar bleibtbleiben.
Grundlegendes Konzept
Die IDA unterscheidet im Berechtigungs- und Rollenkonzept fünf wichtige Begrifflichkeiten. Rollen, Module, Seiten, Reiter (und Reiter in Karteikarten), Features und natürlich Benutzer.
Wie oben bereits aufgeführt steuern Rollen die Berechtigungen in der IDA. Dabei kann der Zugriff von Rollen auf Module, Seiten (und Reiter), und auf Features individuell gesteuert werden.
Module fassen zusammengehörige Anwendungsfälle, Komponenten und Geschäftsprozesse zusammen und können unabhängig voneinander einer oder mehrerer Rollen zugeordnet werden(Materialwirtschaft, Personal usw.) und können separat freigeschaltet. Dabei wird in den meisten fällen zwischen lesendem und schreibenden Zugriff unterschieden. Damit ein Benutzer Zugriff auf ein Modul erhält, muss er mindestens einer Rolle mit lesendem Zugriff auf die Rolle zugeordnet sein.
Jedes Modul besteht wiederum aus einer Vielzahl an zugehörigen Seiten, wie Dashboards, Listen, Kanban-Boards und Karten (Detailansicht). Karten haben wiederum mehrere Reiter, die auch separat freigeschaltet werden können. Nur wen eine Rolle Zugriff auf die Seite und UND das übergeordnete Modul erhält, darf er den Inhalt auch wirklich sehen.
Karten repräsentieren Informationseinheiten wie Mitarbeiter, Kontakte, Artikel, Maschunen uvm. und besitzen noch eine zusätzliche Ebene. Neben den allgemeinen Daten werden in den Karten auch verknüpfte Informationen in weiteren Reitern mit angezeigt. So können zu Mitarbeitern in eigenen Reitern die zugehörigen Zeitbuchungen oder oder Urlaubsansprüche angezeigt werden oder zu einem Artikel die Bestellhistorie oder zugeordneten Lieferanten und deren Preise. Durch die Vielfältigkeit der hier sichtbaren Daten ist es daher möglich die Berechtigungen je Reiter zu unterteilen. Ein Mitarbeiter aus der Fertigung darf vielleicht die Bestände zu einem Artikel einsehen, aber nicht die Preise der Hersteller. . Da auch der Zugriff auf die verknüpften Daten gesteuert werden soll, können die Berechtigungen auch je Reiter zu vergeben werden.So darf ein Office Mitarbeiter
Features repräsentieren besondere Funktionen die unabhängig von Modulen und Seiten freigegeben werden können. Beispiele für separat freizuschaltende Features sind z.B. die Preisanzeige oder Zugang zu besonderen Bereichen wie die Gefährdungsbeurteilung oder die Aufmass-App.
Jeder Mitarbeiter der die IDA nutzen soll muss daher als Benutzer angelegt werden und über die IDA-Rechteverwaltung die für seine Arbeit notwendigen Berechtigungen erhalten.
Benutzerverwaltung aufrufen
Die Zuordnung von Berechtigungen zu Rollen und Rollen zu Benutzer können Sie über die Benutzeradministration. Die Benutzerverwaltung kann als IDA-Benutzer und Rechteverwaltung kann von jedem IDA-Manager in der Seitennavigation über das Icon die IDA-Verwaltung (Icon 
) → Zugriffsrechte
Verwaltung von Modulen
Rollen
aufgerufen werden. In der Seitennavigation kann nun die Karte Zugriffsrechte aufgerufen werden.
Verwaltung von Benutzern
- Zuordnung von Mitarbeitern zu Rollen
- Zur Definition von Benutzerollen, sprechen Sie gerne mit Ihrem IDALABS Kontakt.
Verwaltung von Modulen
Über den Reiter "Zugang zu Modulen" kann der zwischen dem allgemeinen Zugang und schreibendem Zugang unterschieden werden. Falls zu einem Modul keine separate Berechtigung zur Bearbeitung ausgegeben wird über den Zugang sowohl lesender als auch schreibender Zugang gewährt.
Verwaltung von Features
Über den Reiter "Zugang zu Features" können die Features zu den einzelnen Rollen zugeordnet über die Auswahl der Auswahlfelder zugeordnet werden.
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